L'industrie de l'événementiel, bien que créatrice d'expériences mémorables, a un impact environnemental considérable. Des tonnes de déchets sont générées et d'importantes quantités de CO2 sont émises chaque année lors de l'organisation de conférences, de séminaires et d'événements incentive. Ces derniers, conçus pour motiver, récompenser et fidéliser les collaborateurs, peuvent également devenir des leviers de sensibilisation et de bonnes pratiques environnementales, contribuant à la RSE événementielle .
L'éco-conception s'impose comme une solution incontournable. Ce n'est plus une simple tendance, mais une nécessité pour les entreprises soucieuses de leur responsabilité sociétale. Intégrer la durabilité dans vos événements incentive, c'est non seulement réduire votre empreinte écologique, mais aussi valoriser votre image de marque, susciter l'engagement de vos participants et, à terme, réaliser des économies. Ce guide vous propose des stratégies pratiques et innovantes pour transformer vos événements en expériences éco-responsables, de la planification à l'exécution, vous aidant ainsi à organiser un événement éco-responsable .
La phase de planification : bâtir un événement durable
La réussite d'un événement incentive éco-conçu repose sur une planification rigoureuse et l'intégration de la durabilité dès les premières phases. Il est primordial de définir des objectifs clairs, de choisir des partenaires engagés et d'optimiser la communication pour minimiser l'impact environnemental de la manifestation, en accord avec les principes de l' éco-conception événementielle .
Définir des objectifs de durabilité précis et mesurables
La première étape clé consiste à établir des objectifs de durabilité précis et mesurables. Ces objectifs doivent être SMART : Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporellement définis. Il ne suffit pas de souhaiter un événement "plus vert". Il faut définir des cibles concrètes et chiffrées, et veiller à leur suivi tout au long du processus.
Vous pourriez, par exemple, viser une diminution des déchets de 20% par rapport à un événement similaire organisé l'année précédente. Autre objectif : parvenir à une neutralité carbone en finançant des projets environnementaux certifiés. Ou encore, vous pourriez vous engager à utiliser de l'énergie 100% renouvelable pour alimenter le rassemblement. Associer toutes les parties prenantes (clients, fournisseurs, participants) à la définition de ces objectifs favorisera leur adhésion et leur implication.
Choisir un lieu éco-certifié ou engagé pour un green event
Le choix du lieu est déterminant pour l'empreinte écologique de votre événement. La localisation, l'accessibilité en transports en commun et l'incidence environnementale du site sont des critères essentiels. Un lieu accessible en transports en commun diminuera l'utilisation de la voiture individuelle. La proximité des hébergements évitera des transferts superflus et énergivores. Pour la sélection du lieu événement éco-certifié , quelques certifications peuvent être prisent en compte, comme :
- ISO 14001: Management environnemental
- Ecolabel européen: Label écologique pour les services d'hébergement touristique
- Green Key: Label de tourisme durable
- La gestion des déchets, privilégiant la réduction, le réemploi et le recyclage.
- La consommation d'énergie, en utilisant des sources renouvelables et des équipements performants.
- La consommation d'eau, en mettant en place des dispositifs d'économie et de récupération.
Privilégiez des lieux insolites et éco-responsables, comme des fermes pédagogiques, des éco-lodges ou des espaces de coworking durables. Ces lieux offrent un cadre singulier et inspirant, en accord avec les valeurs de durabilité que vous souhaitez promouvoir.
Sélectionner des prestataires éco-responsables
Votre événement incentive ne sera durable que si vos prestataires partagent les mêmes valeurs environnementales. Le choix du traiteur, du transporteur, de l'imprimeur est donc crucial. Recherchez des prestataires certifiés ou ayant mis en place des politiques environnementales fortes. Contrôlez leurs pratiques éthiques et leur engagement social. Une attention particulière doit être donnée aux fournisseurs éco-responsables événements .
Sélectionnez, par exemple, un traiteur proposant des produits locaux et de saison, favorisant les circuits courts et réduisant l'impact carbone lié au transport des aliments. Optez pour des transporteurs utilisant des véhicules électriques ou hybrides. Faites appel à un imprimeur utilisant du papier recyclé et de l'encre végétale. N'hésitez pas à inclure des clauses de développement durable dans les contrats avec vos prestataires, pour formaliser leurs engagements et assurer le respect de vos objectifs.
Privilégier une communication digitale pour réduire l'empreinte environnementale
La communication est un autre aspect essentiel à optimiser pour limiter l'incidence environnementale de votre événement. Utilisez de préférence les invitations et les supports d'information en ligne (e-mails, sites web, applications mobiles) pour limiter l'impression de papier. Utilisez des plateformes collaboratives pour le partage de documents et la communication interne. Si l'impression est indispensable, utilisez du papier recyclé et de l'encre végétale.
Créez une application événementielle interactive pour diffuser les informations, gérer les inscriptions et recueillir les avis des participants. Proposez un questionnaire environnemental aux participants pour évaluer leurs connaissances et les sensibiliser aux enjeux de la durabilité. La communication digitale est plus respectueuse de l'environnement, plus efficace et plus économique.
La phase d'exécution : des actions concrètes pour un événement respectueux de l'environnement
Une fois la planification terminée, il faut agir et mettre en œuvre des mesures concrètes pour limiter l'incidence environnementale de votre événement pendant sa tenue. Cela passe par l'optimisation des transports, la gestion des déchets, la restauration durable, les cadeaux éco-responsables et la réduction de la consommation d'énergie et d'eau.
Optimiser les transports et favoriser les mobilités douces
Les transports contribuent largement à l'empreinte carbone d'un événement. Il est donc primordial d'encourager les participants à utiliser les transports en commun, le covoiturage et le vélo pour se rendre sur le lieu de la manifestation. Mettez en place des navettes depuis les gares et les aéroports pour faciliter l'accès en transports en commun. Proposez des avantages aux participants utilisant des moyens de transport doux, comme des réductions sur les inscriptions ou des cadeaux.
Instaurez un système de covoiturage dédié à l'événement, en utilisant une application ou une plateforme en ligne. Organisez des ateliers de réparation de vélos pour encourager les participants à utiliser ce moyen de transport écologique. Offrez des balades à vélo électriques pour découvrir les environs de façon ludique et durable.
Réduire, réutiliser et recycler les déchets
La gestion des déchets est un défi majeur pour les événements. Mettez en place un système de tri sélectif efficace avec des poubelles clairement identifiées. Utilisez de la vaisselle réutilisable, des gobelets consignés et des fontaines à eau pour éviter les déchets jetables. Évitez les emballages individuels et les produits jetables, en privilégiant les grands formats et les produits en vrac. Faites don des surplus alimentaires à des associations caritatives pour lutter contre le gaspillage.
Organisez des ateliers de sensibilisation au tri des déchets pour informer les participants et les inciter à adopter les bonnes pratiques. Installez des composteurs sur le site de l'événement pour transformer les déchets organiques en engrais. La réduction, la réutilisation et le recyclage des déchets sont essentiels pour diminuer l'impact environnemental de votre événement.
Encourager une restauration durable et locale
La restauration est un autre domaine où l'éco-conception peut faire la différence. Proposez des menus végétariens ou végétaliens avec des produits de saison et locaux. La production de viande a un impact environnemental plus important que celle des végétaux. Les produits de saison et locaux réduisent l'impact carbone lié au transport des aliments et soutiennent l'économie locale. Sélectionnez des fournisseurs engagés dans une agriculture durable et respectueuse de l'environnement.
Limitez le gaspillage alimentaire en adaptant les quantités et en proposant des portions ajustables. Évitez les bouteilles d'eau en plastique et privilégiez l'eau du robinet filtrée. Organisez des visites de fermes locales pour sensibiliser les participants à l'agriculture durable. Proposez des ateliers de cuisine anti-gaspi pour apprendre à utiliser les restes et à éviter le gaspillage.
Offrir des cadeaux éco-responsables et valoriser les expériences
Les cadeaux offerts aux participants sont souvent source de déchets inutiles. Évitez les cadeaux inutiles et privilégiez les produits durables, locaux et éthiques. Choisissez par exemple des produits fabriqués à partir de matériaux recyclés, des produits issus du commerce équitable ou des produits artisanaux locaux. Proposez des alternatives immatérielles, comme des dons à des associations, des parrainages d'arbres ou des expériences culturelles ou sportives.
Offrez des kits de jardinage pour encourager les participants à cultiver leurs propres légumes et herbes aromatiques. Offrez des abonnements à des services éco-responsables, comme des box de produits biologiques ou des services de location de vélos. Proposez des cours de cuisine locale pour découvrir les saveurs de la région et apprendre à cuisiner avec des produits de saison. L'objectif est d'offrir des cadeaux qui ont du sens et qui contribuent à un mode de vie plus durable.
Optimiser la consommation d'énergie et d'eau
La consommation d'énergie et d'eau est un autre aspect à considérer pour réduire l'incidence environnementale de votre événement. Utilisez des éclairages LED à faible consommation d'énergie. Réglez le chauffage et la climatisation de façon raisonnable. Sensibilisez les participants à la consommation d'eau en installant des affiches et en diffusant des messages d'information. Installez des systèmes de récupération d'eau de pluie pour l'arrosage des plantes.
La réduction de la consommation d'énergie et d'eau est bénéfique pour l'environnement, mais aussi pour votre budget. Réduire empreinte carbone événement est un impératif dans une démarche éco-responsable.
Après l'événement : mesurer l'impact et communiquer pour une organisation événementielle éco-responsable
Le travail ne s'arrête pas à la fin de la manifestation. Il est essentiel de mesurer son incidence environnementale, de communiquer sur les actions mises en œuvre et les résultats obtenus, et d'améliorer les pratiques pour les événements futurs. Il est capital de pouvoir mettre en place une organisation événementielle éco-responsable .
Mesurer l'impact environnemental de l'événement
Après la manifestation, rassemblez des données sur la consommation d'énergie, d'eau, la production de déchets et les émissions de CO2. Utilisez des outils de calcul d'empreinte carbone pour évaluer l'incidence environnementale globale de l'événement. Comparez ces données avec celles d'événements similaires organisés précédemment pour apprécier les progrès accomplis et identifier les axes d'amélioration. Une analyse détaillée des données vous permettra de mieux cerner l'impact de vos actions et d'adapter votre stratégie pour les prochaines manifestations.
Communiquer sur les actions réalisées et les résultats obtenus
La communication est essentielle pour valoriser vos actions en matière de durabilité et susciter l'adhésion de vos participants. Publiez un rapport de développement durable de l'événement, détaillant les actions menées, les résultats obtenus et les perspectives d'évolution. Diffusez ces informations sur les réseaux sociaux et le site web de l'entreprise. Impliquez les participants dans la communication en leur demandant leur avis et en les encourageant à partager leurs expériences. Mettez en avant les aspects positifs de l'événement, comme l'emploi de produits locaux, le tri des déchets ou la compensation carbone. La transparence et l'authenticité sont nécessaires pour gagner la confiance des participants et conforter votre image de marque.
Améliorer les pratiques pour les prochains événements
Après chaque manifestation, prenez le temps d'examiner les points forts et les points faibles de votre démarche en matière de durabilité. Mettez en place des actions correctives pour améliorer les performances environnementales. Consignez les bonnes pratiques et partagez-les avec les équipes. La durabilité est un processus d'amélioration permanente. Chaque événement est l'occasion d'apprendre et de progresser. Les retours d'expérience de chaque manifestation sont essentiels pour progresser et affiner votre démarche.
Compensation carbone : un dernier recours
La compensation carbone est un outil qui permet de compenser les émissions de CO2 générées par un événement en finançant des projets environnementaux, comme la reforestation ou des projets d'énergies renouvelables. Il est important de souligner que la compensation carbone ne doit pas être considérée comme une excuse pour ne pas limiter son impact environnemental. La priorité doit toujours être de réduire les émissions à la source, en adoptant des pratiques plus durables. La compensation carbone doit être envisagée comme un dernier recours, une fois que toutes les autres options ont été explorées. Choisissez des projets de compensation carbone crédibles et certifiés, qui respectent des normes environnementales et sociales strictes. Impliquez les participants dans le choix du projet de compensation carbone, en leur proposant de voter pour différentes options. Cela permet de les sensibiliser aux enjeux du changement climatique et de les engager dans une démarche active de développement durable.
Vers des événements incentive plus durables
Intégrer l'éco-conception dans vos événements incentive offre de nombreux avantages : amélioration de l'image, réduction des coûts à long terme, adhésion des participants, contribution à la protection de l'environnement. Il est temps de transformer vos événements incentive en expériences durables, qui profitent à votre entreprise et à la planète. Adopter des pratiques durables témoigne de la responsabilité de l'entreprise et renforce son attractivité auprès des talents, des clients et des partenaires. L'événement incentive devient un levier puissant de communication et de sensibilisation, concourant à un avenir plus durable pour tous.
Alors, lancez-vous dans l'éco-conception de vos événements incentive ! En adoptant les stratégies présentées dans ce guide, vous contribuerez à créer un avenir plus durable. La durabilité n'est pas une contrainte, mais une opportunité de repenser vos événements et de les rendre plus pertinents, plus engageants et plus responsables. Chaque action compte, et ensemble, nous pouvons faire la différence.